Les différents outils collaboratifs en entreprise
Les outils collaboratifs utilisés en entreprise permettent de partager des fichiers, échanger des savoir-faire ou encore faciliter les échanges en interne entre les salariés. La question qui se pose serait de savoir comment choisir pour réussir le déploiement d’un outil collaboratif dans votre entreprise.
Il faut savoir avant tout qu’en moyenne, un salarié reçoit 88 e-mails par jour en provenance des clients, des prestataires, des partenaires, des newsletters… mais aussi et dans une très large mesure des collaborateurs à l’intérieur même de l’entreprise. Ces derniers échangent entre eux pour faire un point sur les projets en cours, partager des documents ou planifier les réunions.
Avec ces flux quotidiens, comment donc faciliter les tâches des collaborateurs et le travail en équipe ? C’est là que vont intervenir les outils collaboratifs, à savoir des logiciels ou des applications installées sur un ordinateur ou directement accessibles en ligne. Leur mission est d’accompagner les salariés dans la conduite de leurs projets. Ils synchronisent les données en temps réel (e-mail, agenda, flux d’informations, modifications de fichier, base de données clients…) afin de travailler avec plus d’efficacité en équipe.
Les usages des outils collaboratifs pour faciliter le travail des salariés
- Le partage des documents: les fichiers en ligne sont accessibles par tous les collaborateurs, partout et à chaque instant en d’autres termes au bureau ou en mobilité, sur ordinateur ou sur terminal mobile.
- Plus d’efficacité dans la participation, la collaboration, et l’échange : Il n’y a plus besoin d’échanger par e-mail ou d’organiser des réunions pour se tenir au courant du qui a fait quoi et de ce qu’il reste à faire grâce aux outils de gestion de projets.
- Valorisation des différents points de vue : plusieurs collaborateurs interviennent sur les documents et peuvent laisser leurs commentaires afin de profiter de toutes les expertises
Comment choisir un outil collaboratif pour impliquer et former les salariés
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à procéder à l’intégration des outils collaboratifs pour faciliter les échanges entre leurs équipes. En effet, il y a déjà 5 ans, 75% des responsables IT ont déclaré avoir mis en place des outils collaboratifs ou des réseaux sociaux internes en sein de leur entreprise. Ils sont principalement utilisés pour le partage des documents entre les collaborateurs (78 %) et échanger autour des projets (76 %).
Quelques règles sont à respecter avant le déploiement de l’outil collaboratif. La première est d’impliquer les collaborateurs dans le choix du logiciel ou de l’application. Si ce sont les usagers qui choisissent leurs outils collaboratifs, c’est parce que ce sont eux qui sont les plus à même de déterminer l’outil qui convient le mieux pour l’exercice de leur métier. Demander l’avis aux premiers concernés permet aussi de préparer la transition : il est plus difficile de mettre en œuvre un nouvel outil de façon arbitraire que d’en parler en amont avec l’équipe. Pendant cette période de réflexion, quelques collaborateurs peuvent se porter volontaires pour tester l’outil et partager leur retour d’expérience.
Les différents outils collaboratifs pour votre entreprise
- Pour le partage de fichiers : Dropbox, Google Drive, Microsoft SkyDrive, Office 365, Oodrive… Ces solutions proposent la sauvegarde des données en ligne pour l’échange des fichiers. Certaines permettent d’aller plus loin et de collaborer à plusieurs en simultané sur un document texte, un tableur ou une présentation.
- Pour la vidéo-conférence : Ma Visioconférence, Microsoft Office Live Meeting, Glowbl, Skype, WebEx… La visioconférence facilite la collaboration entre l’entreprise et ses interlocuteurs qui travaillent en dehors de l’entreprise mère ou du siège comme les clients, partenaires, distributeurs, filiales.
- Pour la gestion de projet : Asana, Azendoo, Basecamp, Doodle, Genius Project, Intra’know, Mattermost, Slack, talkSpirit, Trello, Wimi, Wunderlist… Ces outils permettent de planifier et piloter des projets à plusieurs, à titre d’exemple par la création des listes de tâche collectives ou des discussions spécifiques.
- Pour les réseaux sociaux d’entreprise : blueKiwi, Jive, Tibbr, Yammer ou Facebook at Work… Les réseaux sociaux d’entreprise sont un lieu privilégié non seulement pour travailler en équipe que créer un lien social entre les salariés comme par exemple : l’organisation d’un afterwork, le partage d’un événement. Si vous préférez une solution « made in France », des start-ups françaises tirent leur épingle du jeu. C’est le cas d’Azendoo, Intra’know, talkSpirit, Wimi (gestion de projet), Glowbl ou Ma visioconférence (vidéo-conférences).
Une fois l’outil sélectionné, il reste à planifier son déploiement au sein de l’entreprise. Il faut commencer par savoir à quelle date et quels sont les collaborateurs concernés ? Il est également nécessaire d’organiser une formation préalable pour expliquer en même temps le fonctionnement technique de l’outil et les raisons pour lesquelles il a été choisi.
Les formations sont essentielles voire obligatoire pour la préparation de la mise en place réussie d’un outil collaboratif. Si cet outil est mal préparé, cela peut occasionner du stress avec les nouvelles responsabilités, ou par peur de ne pas utiliser l’outil correctement ou d’incompréhension de la part des salariés. Ces formations sont d’ailleurs un moment privilégié pour réunir l’ensemble des collaborateurs et renforcer l’esprit d’équipe !
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